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¿Un diagrama de flujo de procesos de negocios le parece un misterio? Un diagrama de flujo de trabajo está diseñado para simplificar todo y demostrar cómo funciona un proceso. Además de eso, puede usar programas simples, disponibles en la mayoría de las computadoras, para dibujar estos diagramas de flujo. Incluso PowerPoint o Excel te ayudarán con este objetivo.
En este artículo, le mostraremos cómo crear un diagrama de flujo de trabajo en 5 pasos claros. ¿Podemos empezar?
5 pasos para un diagrama de flujo de proceso de negocio perfecto:
1 - Definir los componentes del proceso.
Si pretende aprender a crear un diagrama de flujo de procesos de negocios para comprender mejor su negocio, el primer paso es determinar sus componentes.
Entradas: son los documentos, información, cuadros, materiales, artículos, etc., que se utilizarán durante el procesamiento y se transformarán en salidas.
Procesamiento: son las acciones que, a través de herramientas y técnicas, se aplican a las entradas y las convierten en salidas.
Salidas: el resultado del procesamiento de las entradas. También pueden ser documentos, información, cuadros, materiales, artículos, productos, servicios, etc.
Para entender más: modelado de procesos.
¿Notó que la salida de un proceso suele ser la entrada de otro?
Es por eso que se forma una secuencia de procesamiento, y podemos dibujar eso en un diagrama de flujo de procesos de negocio, o un diagrama de flujo de trabajo.
Ahora que definió los componentes del proceso, debe conocer los símbolos utilizados y qué significan.
2 - Poner cada procesado en el orden en que ocurren.
Tenga en cuenta que a veces algunos procesos pueden ocurrir en paralelo, o tienen que esperar los resultados de otros. Veremos más sobre eso más adelante.
3 - Indicar el orden en que se realizan los procedimientos, con flechas.
En este punto, notará que quizás tenga que rediseñar el orden de los procesos. Mantén la calma e indica la secuencia de lo que está sucediendo. En el siguiente paso, establecerá a través de los símbolos lo que sucede en cada etapa del proceso: si tenemos que esperar por otra tarea, si tenemos que tomar una decisión, esperar datos, documentos, etc.
4 - Dibujar los símbolos correspondientes a cada etapa del proceso.
Antes de dibujarlos, debes conocerlos. Hay muchos símbolos y notaciones para dibujar diagramas de flujo de procesos de negocios. A continuación, le mostraremos las que consideramos más convenientes para que conozca los diagramas de flujo de trabajo. Dentro de cada símbolo, tiene que haber una descripción.
Se utiliza para indicar el comienzo y el final del proceso. Escribe "principio" o "final" en el interior.
Se muestra la ejecución de la actividad. Por ejemplo, abra la puerta del automóvil en un proceso para conducir al trabajo.
Muestra decisiones sobre el flujo. Por lo general, contiene una pregunta dentro. Por ejemplo, imagine que está dibujando el diagrama de flujo de un proceso que prepara su automóvil para viajar. En un momento determinado de este diagrama de flujo de trabajo, este diamante aparece con la siguiente información interna: ¿está lleno el tanque de combustible? De este diamante saldrán dos flechas, una con la palabra "sí". Entonces, continúas el proceso a la siguiente actividad. El otro dice "no". Indicará un rectángulo con la siguiente descripción interna: llenar el tanque de combustible.
5 - Revisa tu dibujo de diagrama de flujo
Ahora que marcó el comienzo y el final, los puntos de toma de decisiones, las actividades, las esperas, etc., rehaga mentalmente el proceso y vea si hay algo que hacer para mejorar y retratar de una manera más fiel el proceso.
Es por eso que recomendamos el uso de software, incluso uno simple, para esto. Como dijimos, incluso con un programa de Word, puede crear un diagrama de flujo de proceso empresarial simple, arrastrando los elementos a las posiciones correctas y perfeccionando esta representación gráfica. Alternativamente se puede apoyar también en las
plantillas de mapas conceptuales.
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